Czy faktura w PDF musi być podpisana?
W dzisiejszych czasach wiele firm korzysta z faktur w formacie PDF. Jest to wygodne i praktyczne rozwiązanie, które pozwala na łatwe udostępnianie i przechowywanie dokumentów. Jednak pojawia się pytanie, czy faktura w PDF musi być podpisana, aby była ważna prawnie?
Podpisanie faktury – wymóg prawnie?
W Polsce obowiązują przepisy dotyczące wystawiania faktur, które określają, że faktura powinna zawierać podpis osoby uprawnionej do reprezentowania firmy. Jednak nie ma jednoznacznej odpowiedzi na pytanie, czy faktura w formacie PDF musi być podpisana.
W praktyce wiele firm decyduje się na podpisywanie faktur w formacie PDF, aby zapewnić większą pewność co do ich autentyczności. Podpisanie faktury może być również wymagane przez niektóre instytucje, takie jak urzędy skarbowe czy banki.
Podpis elektroniczny a podpis własnoręczny
W przypadku faktur w formacie PDF, podpis może być wykonany na dwa sposoby – za pomocą podpisu elektronicznego lub podpisu własnoręcznego zeskanowanego i umieszczonego na fakturze.
Podpis elektroniczny jest formą podpisu cyfrowego, który jest oparty na certyfikacie kwalifikowanym. Jest to najbardziej zaawansowana i bezpieczna forma podpisu elektronicznego, która daje większą pewność co do autentyczności dokumentu. Podpis elektroniczny jest prawnie równoważny z podpisem własnoręcznym.
Podpis własnoręczny zeskanowany i umieszczony na fakturze również może być uznany za ważny prawnie, jednak jest mniej bezpieczny niż podpis elektroniczny. Istnieje ryzyko podrabiania podpisów, dlatego niektóre instytucje mogą wymagać dodatkowych dokumentów potwierdzających autentyczność podpisu.
Ważność faktury bez podpisu
W przypadku faktur w formacie PDF, brak podpisu nie oznacza automatycznie, że faktura jest nieważna. Ważność faktury zależy od spełnienia innych wymogów, takich jak poprawne dane sprzedawcy i nabywcy, prawidłowe obliczenie kwoty, oraz zgodność z przepisami dotyczącymi wystawiania faktur.
Jednak warto pamiętać, że podpisanie faktury w formacie PDF może zwiększyć jej wiarygodność i ułatwić proces jej akceptacji przez instytucje, takie jak urzędy skarbowe czy banki.
Podsumowanie
Podpisanie faktury w formacie PDF nie jest prawnym wymogiem, jednak wiele firm decyduje się na to rozwiązanie ze względów bezpieczeństwa i pewności co do autentyczności dokumentu. Podpis elektroniczny jest najbezpieczniejszą formą podpisu w przypadku faktur w formacie PDF, jednak podpis własnoręczny zeskanowany i umieszczony na fakturze również może być uznany za ważny prawnie. Warto pamiętać, że ważność faktury zależy od spełnienia innych wymogów dotyczących wystawiania faktur.
Nie, faktura w formacie PDF nie musi być podpisana.
Link do strony IT-Life: https://it-life.pl/
